Учёт проката в Excel: готовый шаблон таблицы
Журнал выдач с автоподсчётом сумм и подсветкой просрочек, шахматка занятости, инвентарная книга и сводка выручки — в одном xlsx-файле. Скачайте и начните вести учёт сегодня; ниже — инструкция и честный список того, где таблица сломается.
Открывается в Excel, LibreOffice и Google Таблицах
Что внутри шаблона
Пять листов, связанных формулами. Демо-строки показывают, как заполнять, — замените их своими данными.
Лист «Инвентарь»
Все единицы техники с инвентарными номерами (П-001, М-002…), ценой закупки, тарифом и залогом. Инвентарный номер — стержень учёта: он связывает инвентарь, журнал и шахматку.
Лист «Журнал выдач»
Одна строка — одна выдача: даты, клиент, телефон, залог. Количество суток и сумма считаются формулами, просроченные возвраты автоматически подсвечиваются красным. Формулы заведены на 200 строк вперёд.
Лист «Шахматка»
Единицы по строкам, дни месяца по столбцам. Ставите «З» — ячейка краснеет (занято), «Б» — желтеет (бронь). Видно занятость всего парка на месяц одним взглядом.
Листы «Сводка» и «Как пользоваться»
Сводка сама считает выручку, сколько вещей на руках, сколько просрочено и сколько залогов вы держите. Плюс короткая инструкция прямо в файле.
Пять правил, чтобы учёт в Excel не развалился
1. Каждой единице — инвентарный номер. «Перфоратор» — это не учёт, когда перфораторов три. П-001, П-002, П-003 — и в журнале всегда понятно, какой именно выдан.
2. Записывайте в момент выдачи, а не вечером. Память — худшая база данных: вечером окажется, что «кто-то взял мойку, вроде Сергей, вроде до пятницы».
3. Даты вводите как даты. «10.08», «завтра» и «до выходных» ломают формулы. Полная дата 10.08.2026 — и сумма с просрочкой посчитаются сами.
4. Один файл, один владелец. Копии «журнал_новый_2» и «журнал_ФИНАЛ» — гибель учёта. Файл лежит в одном месте; если сотрудников больше одного — только облачная таблица.
5. Выдача — всегда с договором. Таблица фиксирует факт, но вещь защищает договор с актом. Готовые генераторы: договор проката и договор аренды оборудования — бесплатно, данные не уходят на сервер.
Где Excel ломается — честно
Мы сами сделали этот шаблон и честно скажем: для 5–10 выдач в неделю его хватит. Дальше начинаются системные проблемы, которые формулами не решаются:
- Двойная бронь. Таблица не запретит записать одну вещь двум клиентам на одни даты — заметите, когда оба придут за ней. Шахматка помогает, но её надо не забывать заполнять руками.
- Никто ничего не напомнит. Ни клиенту — что завтра возврат, ни вам — что вещь просрочена. Красная подсветка работает, только если файл открыт.
- Бронирования — только по телефону. Пока вы спите или заняты, клиент уходит к прокату, где можно выбрать даты и забронировать онлайн.
- Договор заполняется руками. 10–15 минут на каждую выдачу: ФИО, паспорт, суммы — и опечатки в самом важном документе.
- Клиента никто не проверил. Таблица не сходит в базу ФССП — а именно клиент с исполнительными производствами вероятнее всего не вернёт вещь. Как проверять руками — в гиде по проверке арендатора.
Excel против программы для проката
| Задача | Шаблон Excel | ГигаПрокат |
|---|---|---|
| Журнал выдач и выручка | Формулы в шаблоне | Автоматически |
| Шахматка занятости | Заполнять руками | Строится сама из броней |
| Защита от двойной брони | Нет | Пересечение дат блокируется |
| Онлайн-бронирование клиентом | Нет | Витрина с выбором дат |
| Договор и акт по данным клиента | Руками | Автозаполнение |
| Проверка клиента по ФССП | Нет | Автоматически по заявке |
| Напоминания о возврате | Нет | Клиенту в Telegram/MAX |
Подробное сравнение подходов — на странице «Программа для проката».
Частые вопросы
Шаблон точно бесплатный? В чём подвох?
Бесплатный, без почты и регистрации. Расчёт простой: когда прокат вырастет из таблицы, вы вспомните, чей это был шаблон, — и попробуете нашу платформу: 14 дней бесплатно, дальше 3 490 ₽ за 30 дней, всё включено.
Откроется ли шаблон в Google Таблицах?
Да: загрузите файл на Google Диск и откройте как таблицу — формулы и условное форматирование переносятся. Для работы вдвоём-втроём облачная версия удобнее локального файла.
Есть ли в шаблоне учёт клиентов?
Клиент записывается в строку выдачи (ФИО, телефон). Отдельной клиентской базы с историей и заметками в таблице нет — это одна из причин, по которым прокаты со временем переходят на программу.
Как перенести учёт из Excel во ГигаПрокат?
Завести категории и единицы (инвентарные номера — из листа «Инвентарь»), указать тарифы — и можно работать: активные выдачи добавляются как заказы. На парк в 20–30 единиц уходит вечер.
Вырастете из таблицы — мы рядом
ГигаПрокат делает всё то же, что шаблон, — плюс витрина с онлайн-бронированием, защита от двойных броней, автозаполнение договоров и проверка клиентов по ФССП. 14 дней бесплатно, дальше 3 490 ₽/30 дней — всё включено.
Создать свой прокат бесплатноРегистрация за минуту · нужен только номер телефона